Un Documento Tributario Electrónico (DTE) es un documento digital con validez legal y tributaria, que cumple principalmente dos funciones. La primera es servir como respaldo seguro y confiable para las transacciones de las empresas. En segundo lugar, los DTE permiten que el SII pueda realizar una fiscalización más eficiente tanto en el transporte de los bienes como en el pago de tributos por parte de las empresas.
Los documentos tributarios electrónicos se deben emitir en formato XML (Extensible Markup Language o lenguaje de marcado extensible). Este formato facilita la lectura y comprensión de datos y textos, tanto por parte de personas como de computadores o softwares.
Este tipo de documentos deben contener la información específica para cada una de las transacciones entre emisores y receptores, como por ejemplo datos de encabezado, detalles por ítem, descuentos y recargos, información de referencia, comisiones y otros cargos, timbre electrónico del SII, y fecha y hora de la firma electrónica.
Tipos de documento tributario electrónico
Estos documentos son el equivalente a los documentos físicos, contienen la misma información pero al ser digitales, se facilita su emisión, registro y seguimiento.
- Factura electrónica: es un comprobante que documenta cualquier operación comercial, y reemplaza a la factura tradicional en papel.
- Factura no afecta o exenta electrónica: igual a la anteriormente descrita, pero se utiliza para operaciones exentas del impuesto al valor agregado (IVA).
- Factura de exportación electrónica: debe incluir los datos de los clientes o compradores aunque no sean contribuyentes formales en Chile.
- Nota de crédito electrónica: se usa para anular facturas por errores o devoluciones.
- Nota de débito electrónica: puede anular una nota de crédito o documentar cuando se incrementa el precio final del producto o servicio que fue facturado por cualquier motivo.
- Guía de despacho electrónica: antecede a la factura y es requisito para el traslado de bienes.
- Liquidación de factura: emitida por quienes prestan servicios o generan ventas por cuenta de terceros.
- Boleta electrónica: acredita específicamente el pago de un producto o servicio.
Para emitir estos documentos, las empresas deben contar con un certificado digital, que permite que los contribuyentes puedan generarlos desde el sitio web del Servicio de Impuestos Internos de forma segura y privada.
El certificado digital funciona como una firma digital que permite validar estos documentos para cada transacción.
¿Cuál es la importancia del DTE?
La emisión de un Documento Tributario Electrónico contribuye a la eficiencia del Servicio de Impuestos Internos en la supervisión de las transacciones comerciales y el pago de tributos.
Para las empresas y contribuyentes el uso de estos documentos digitales ofrecen beneficios cómo los siguientes:
- Elimina costos de impresión
- Reduce gastos en almacenamiento
- Agiliza la gestión de comprobantes y la hace más eficiente
- Reduce errores
- Favorece el seguimiento de acciones de cobranza
- Acceso rápido y actualizado a documentos de venta
- Hace más fácil las auditorías
La emisión de estos documentos a través de un Software como Manager, permite que los tomadores de decisiones tengan acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar, a esta información e identificar las transacciones y operaciones generadas. Como son comprobantes legales, permiten desarrollar de manera transparente las interacciones entre la empresa y los clientes, brindando una mejor experiencia.
Sin duda el documento tributario electrónico es un elemento fundamental de la contabilidad de cualquier empresa.
