¿Cómo incorporar un ERP? Llevar a cabo la implementación de esta tecnología, es un proceso complejo y requiere de un análisis exhaustivo del negocio que realiza la empresa.
Para realizar de manera eficiente esta transformación, identificaremos distintas etapas que a continuación describiremos:
Planificación
En esta fase se determinan los recursos tanto técnicos como de personal que se utilizarán en el proyecto. Este punto es crítico porque de él dependerá el éxito del proyecto.
En esta etapa se deben definir los distintos roles que se relacionarán en el proceso. Por una parte la empresa que implementará el sistema y por otra la empresa proveedora del servicio.
Consultoría y análisis del negocio
En esta fase es fundamental que el jefe de proyecto o quien lidera el proyecto por parte de la empresa conozca muy bien su negocio.
Idealmente, si la empresa cuenta con la documentación de los procesos, se estima que los tiempos de implementación serán menores, ya que es clave tener identificados los procesos más críticos de la operación de la empresa.
En caso de no contar con esta documentación la empresa especialista del ERP puede ayudar por medio de las consultorías, pero esto significará un claro retraso en el tiempo de implementación.
Configuración y parametrización
Luego que los ciclos de procesos y el negocio son entendidos por todas las partes involucradas en el proyecto, se deben realizar las configuraciones del ERP para cubrir las necesidades de la empresa.
Estas configuraciones van desde cosas generales, como los datos de la empresa, hasta parámetros propios del negocio como pueden ser políticas de descuentos, ventas por volumen entre otras.
Migración de datos
La migración de datos representa un punto muy importante para entender cómo incorporar un ERP y muchas veces lo que mayor tiempo requiere, porque se deben preparar archivos de cargas con los datos comerciales y contables de la empresa.
Entre la información general que se presenta como datos que deben ser cargados, encontramos:
– Listado de Clientes y Proveedores.
– Listado de Productos y Servicios.
– Plan de cuentas.
– Centros de costos.
– Listas de precios.
– Entre otras.
Formación del personal
Parte fundamental del éxito del uso del sistema ERP a largo plazo, tiene directa relación al correcto uso del software, por lo mismo, el personal que lo utiliza en sus quehaceres diarios debe tener pleno conocimiento de su correcto uso y cómo sacar el mejor partido de éste.
Puesta en marcha
La puesta en marcha, también conocida como salida en vivo, hace alusión a la etapa en donde el sistema es utilizado de manera administrativa en los procedimientos del día a día.
Para poder realizar esta fase, es que comúnmente se desarrollan acciones que marcan su implementación, entre estas actividades encontramos:
– Carga de apertura contable a una fecha determinada.
– Carga de inventario a una fecha determinada.
– Carga de las cuentas corrientes de los clientes y proveedores.
– Carga de los movimientos contables.
– Entre otras.
Control y seguimiento del proyecto
Esta es la etapa final del proyecto donde se realiza un control para validar el seguimiento de este. También se puede entender que es el proceso de postventa, por lo general llevado a cabo por un área especialista en el ERP en la empresa proveedora.
No debemos olvidar un factor determinante que es el tiempo que se utiliza en esta implementación, el cual va a variar de acuerdo a la complejidad de los procesos comerciales desarrollados por la empresa, pero en términos cuantitativos se habla en promedio de 1 a 3 meses.
Esperamos que hayas entendido cómo incorporar un ERP y por qué es tan esencial para una empresa si quiere ser más competitiva.
Te invitamos a conocer nuestras soluciones ERP para que veas cual se adapta más a las necesidades de tu empresa.
