| Proceso | Manual | Sistema ERP |
| Realizar pedido de compra | - Información exclusiva del comprador
- El registro del pedido depende del orden del comprador
| - Registro de Orden de compra
- Información disponible en el sistema de Proveedor, productos solicitados, cantidad, precio, condición de pago, fechas comprometidas, autorizaciones, etc.
- Informe de pendientes indica recepción (total o parcial) y/o fechas comprometidas
- Análisis de comportamiento del proveedor
- Permite ciclo documentario identificando las etapas de la compra
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| Registro de compra de mercadería | - Registro contable (sin relación de documentos a no ser por la glosa que podría contener detalle)
- Registro aparte de bodega con la suma de mercadería
- Toda validación de recepción de acuerdo con lo solicitado depende de si existe registro de pedido.
- Validación aparte del Registro de compras en SII
| - Identifica documentos involucrados como ciclo documentario, reconociendo recepción y/o cierre de ciclo (guía – Factura)
- Se reconoce directamente la entrada a la bodega en cantidad y costo
- Registro inmediato de la Tarjeta de existencia
- Registro en el informe de Libro de compras, la factura y los impuestos correspondientes
- Registro directo en la contabilidad, reconociendo la cuenta corriente del proveedor, impuestos y mercadería
- En Tesorería queda disponible el documento para pago reconociendo la fecha de vencimiento.
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| Registro Nota de crédito | - Registro contable (sin relación de documentos a no ser por la glosa que podría contener detalle)
- Registro aparte de bodega con la resta de mercadería (si corresponde)
- Validación aparte del Registro de compras en SII
| - Se identifica como documento en continuidad con el ciclo documental correspondiente, identificando el movimiento de stock si corresponde.
- Se reconoce directamente la salida por devolución en la bodega en cantidad y costo
- Registro inmediato de la Tarjeta de existencia
- Registro en el informe de Libro de compras, la nota de crédito y los impuestos correspondientes
- Registro directo en la contabilidad, reconociendo la cuenta corriente del proveedor, impuestos y mercadería
- En Tesorería queda disponible el documento para pago o rebaja de la cuenta corriente del proveedor.
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| Pago a proveedor | - Búsqueda del documento dependiendo de procesos determinados por el usuario de Tesorería (carpeta física de documentos para pago, planilla auxiliar, etc.)
- Registro contable digitando toda la información relacionada con el pago.
| - Uso de informes para análisis de pagos y toma de decisiones.
- Procesos automatizados de pago, considerando búsqueda ágil de documentos disponibles pendientes y asignación de forma de pago
- Contabilización inmediata en el mismo registro.
- Limpieza inmediata de la cuenta corriente.
- Información disponible de la forma de pago, considerando movimientos de banco relacionados u otros.
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| Pedido de cliente para venta | - La información de negociación y trato con el cliente la tiene solamente el vendedor
- Dependiendo del proceso de empresa, podría existir algún documento que entregue en forma física la información de pedido del cliente para su facturación y despacho
| - Registro y gestión desde la Cotización, pudiendo tener el historial de la negociación con el cliente, además de las probabilidades de concretar la venta según criterios establecidos por la empresa.
- La información del cliente y su compra queda a disposición para el proceso de facturación y logística para su despacho.
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| Despacho a cliente | - Se genera el documento que realiza el despacho considerando procesos adicionales para contabilizar y controla bodega.
- La identificación de stock disponible se relaciona en forma física.
- El proceso logístico por lo general es físico no quedando respaldos de estos procedimientos
| - Al generar el documento de despacho, puede identificar la disponibilidad de stock y realizar la rebaja desde bodega, quedando además este registro para la Tarjeta de existencia y la contabilidad.
- Permite una completa logística del proceso quedando registro como respaldo
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| Registro factura de venta | - La emisión de la factura es independiente de la bodega y la contabilidad, dichos registros se realizan por separado.
| - El registro de la factura de venta termina el proceso de venta que puede estar asociado a un ciclo documental pudiendo gestionar y analizar las etapas y duración de dicho proceso de ventas
- El registro identifica la cuenta corriente de los clientes, permitiendo la cobranza y recaudación con mayor facilidad.
- El registro identifica al documento en la contabilidad, identificando la cuenta corriente, los impuestos, el ingreso, la rebaja de mercadería y sus costos ventas correspondientes.
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| Registro Nota de crédito | - Registro contable (sin relación de documentos a no ser por la glosa que podría contener detalle)
- Registro aparte de bodega por devolución con la suma de mercadería (si corresponde)
- Validación aparte del Registro de compras en SII
- Emisión del documento
| - Se identifica como documento en continuidad con el ciclo documental correspondiente, identificando el movimiento de stock si corresponde.
- Se reconoce directamente la entrada por devolución en la bodega en cantidad y costo
- Registro inmediato de la Tarjeta de existencia
- Registro en el informe de Libro de ventas, la nota de crédito y los impuestos correspondientes
- Registro directo en la contabilidad, reconociendo la cuenta corriente del cliente, impuestos y mercadería
- En Tesorería queda disponible el documento para pago o rebaja de la cuenta corriente del cliente.
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| Cobranza y recaudación a cliente | - Búsqueda del documento dependiendo de procesos determinados por el usuario de Tesorería (carpeta física de documentos para pago, planilla auxiliar, etc)
- Registro contable digitando toda la información relacionada con la recaudación.
- Proceso de cobranza lento y complejo
| - Uso de informes para análisis de pagos y toma de decisiones.
- Procesos automatizados de pago, considerando búsqueda ágil de documentos disponibles pendientes y asignación de forma de pago
- Contabilización inmediata en el mismo registro.
- Limpieza inmediata de la cuenta corriente.
- Información disponible de la forma de pago, considerando movimientos de banco relacionados u otros.
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| Proceso de Inventario | - Dependiendo del método de registro y control de stock, existiría la posibilidad de analizar y revisar la información de inventario. Los tiempos comprendidos dependen de la metodología de registro para obtener los resultados finales.
- No existe comparativo con registros de la tarjeta de existencia (auxiliar contable)
| - El sistema puede entregar la información de inventario al momento de la consulta para analizar información comparativa entre los registros y el conteo físico.
- Análisis comparativo con la tarjeta de existencias (analítico contable) que utiliza contabilidad para validar Mayor de cuentas de existencia
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| Costo productos | - Considerando el registro, a partir de planillas con formulación se podría obtener el costo del producto
| - El sistema puede entregar el costo calculado, temporal o final, reconociendo ajustes si fuese necesario, creando en el proceso el registro de cada movimiento en cantidad y costo formando la Tarjeta de existencias. (auxiliar contable)
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| Consumo de materiales | - Depende de los métodos de registro y control en bodega
| - Identificación del movimiento con el documento adecuado, realizando la contabilización de la rebaja con la cuenta correspondiente, además de la rebaja correspondiente en la bodega, quedando este registro en la historia de los productos.
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| Contabilización mensual | - El registro manual de comprobantes no se comunica con los registros de compras y ventas para sus análisis de líneas de productos, proveedores y/o clientes.
- El registro manual es más lento y poco eficiente considerando que el usuario debe registrar todos los datos posibles, perdiendo información de analíticos y digitando la totalidad de información
| - Por proceso automático o por centralización, la contabilidad se ve poblada en su totalidad con todos los datos analíticos posibles y necesarios, con tan sólo el registro desde las áreas comerciales, sin necesidad ingresar nuevamente la misma información ahora de forma contable.
- El análisis es directo, ya que el registro está realizado de antes.
- Contabilidad en línea, mostrando la realidad inmediata de la empresa
- Posibilidad de revisar y analizar los informes contables, libros legales, balances y estados de resultados, generados a partir de los resultados de las contabilizaciones.
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