Contar con un software ERP tiene que ser tu base organizacional si quieres tener un gran aliado para llegar al máximo potencial en tu organización.
Cada vez son más las empresas que están cambiando sus acciones manuales por una transformación digital que ayude a solucionar sus principales problemáticas.
¿Qué verás en este artículo?
En este artículo te contaremos todo lo que debes saber sobre un sistema de planificación de recursos empresariales, con el fin de que puedas entender cómo funciona, cuáles son sus ventajas, los módulos que tiene incorporado y mucho más.
¿Qué es un software ERP?
Un sistema de planificación de recursos empresariales, más conocido como ERP (Enterprise Resources Planning) por sus siglas en inglés, es un software que une diversas áreas de una organización en un solo lugar. Está especialmente diseñado con la finalidad de automatizar y simplificar procesos que tienen que ver con tareas empresariales como: planificar, ordenar, distribuir, capturar e integrar datos.
¿Sabías que solo un 22% de las pequeñas y medianas empresas en Chile cuentan con este sistema de gestión empresarial? Por el contrario, el 70% de las grandes empresas lo utilizan.
¿Para qué sirve?
Con un ERP podrás realizar la trazabilidad de tus procesos de manera más simple y fácil, lo que conlleva a una mejor y mayor administración y optimización de tus recursos. Tendrás la opción de centralizar toda la información de tu empresa en un solo lugar.
Ventajas para las empresas
Toda empresa que busque crecer debe, necesariamente, adoptar tecnologías que la ayude a generar más ventas, mejora de procesos y menos trabajo, todo de una sola vez. Por esta razón es altamente recomendable apostar por un ERP, de forma tal que todos los procesos de la empresa se estandaricen y así, sea mucho más fácil la administración y otras gestiones.
Aquí te dejamos con más detalle las ventajas más relevantes del por qué incorporar un sistema de gestión empresarial.
1. Integración y estandarización de los procesos de negocio.
2. Generación de información operativa integrada.
3. Información en tiempo real para la toma de decisiones.
4. Establecimiento de las mejores prácticas de negocios.
5. Reducción y optimización de costos.
6. Generación de reportes en tiempo para la oportuna toma de decisiones.
Tipos de software ERP
Existen diversas formas de clasificar los ERP. Podemos diferenciarlos por su tamaño, por las necesidades, su tecnología y por su diseño
Según tamaño de la empresa:
– Grandes: Este tipo de software están pensados para empresas que trabajan a nivel nacional o global, que necesitan una gran cantidad de usuarios y que tienen un volumen de datos a gran escala. Como es más complejo, tiene un valor y un tiempo de implementación mucho más grande.
– Pymes: Es mucho más limitado en cuanto a usuarios y capacidades, pero cubre todas las necesidades que una pequeña o mediana empresa puede tener. El precio y el tiempo de implementación es menor.
Según necesidades de gestión:
– Horizontal: Pensado para cubrir las necesidades básicas de todas las empresas, sin importar la industria o el rubro, ya que tiene módulos generales que cumplen los parámetros de todas las organizaciones.
– Vertical: Este sistema de gestión empresarial está creado para satisfacer las necesidades de un rubro o industria en específico. Como es más personalizado tiene tiempos de implementación mayores y su dificultad de configuración también es más complejo.
Según tecnología del proveedor:
– Local: Se aloja en los propios servidores de la empresa y tiene una mayor inversión, ya que requiere mantenimiento, actualizaciones y configuración constante. La forma de ingresar es a través de accesos directo a los computadores de la empresa. Estas tecnologías están de a poco quedando de lado por otros sistemas.
– Cloud: La instalación de este sistema se realiza en un proveedor en la nube. Esta tecnología se va pagando con una cuota mensual y generalmente está monetizada dependiendo de la cantidad de módulos y de usuarios contratados.
La ventaja de este software es que eliminas los costos por mantenimiento, actualizaciones y mantenimiento. De esta manera la inversión que realizan las empresas es menor. Otra ventaja es que solo necesitas internet para ingresar y puedes hacerlo en el dispositivo que desees.
Según su diseño:
– Estándar: Un ERP básico o regular, cubre las necesidades esenciales de las empresas. Tiene los módulos requeridos para una gestión empresarial acorde a las nuevas tecnologías, pero no se puede customizar.
– Personalizable: Pensado en cada detalle de la empresa. Su configuración es a medida por lo que la programación tiene una complejidad mayor, ya que analiza una gran cantidad de datos.
Funciones de un ERP
Los software de gestión empresarial se encuentran adaptados y pensados para facilitar la gestión de todo tipo de negocios, tratando de ser una herramienta útil y eficiente para los procesos requeridos.
¿Cuáles son las funciones principales de un sistema de gestión empresarial? Acá te las mostramos.
Automatización de gestiones y el control de los procesos de compra, inventarios y suministros para el área de abastecimiento.
Administración y control simplificada de la contabilidad y finanzas de un negocio o empresa.
Control y gestión de activos fijos para tomar decisiones oportunas sobre los bienes de la empresa o negocio, incluyendo la ubicación de los responsables a cargo de cada uno de ellos.
Pago de remuneraciones y gestión de recursos humanos en forma eficiente y automatizada.
Inspección eficiente de inventario a través de la visualización del historial de productos entrantes y salientes lo que permite conocer la rotación de productos y un óptimo manejo de stock.
Gestión y coordinación de las acciones de la fuerza de venta a través del registro y manejo de facturas, comisiones, control de caja, notas de venta y la emisión de informes.
Módulos de un software ERP
Un sistema de planificación de recursos empresariales está formado por un conjunto de módulos que pueden adquirirse total o parcialmente. A veces, es complejo poder definir los factores que determinan si un software es útil o se ajusta a lo que necesitamos, por eso en esta oportunidad te mostraremos algunos módulos claves para que puedas tomar una decisión informada al contratar un sistema de planificación de recursos empresariales.
Ventas: controla tus ventas: crea cotizaciones, registra y emite notas de ventas, genera guías de despacho y otros documentos de ventas. Amplio set de informes para tu gestión.
Finanzas: lleva el registro en línea de la contabilidad, ordena tus finanzas, realiza y emite informes tributarios, genera balances y estados de resultado, crea tus presupuestos financieros y crea IFRS.
Existencias: podrás controlar tu inventario de forma eficiente y supervisarlo por unidades de negocio y bodegas. Conocerás la rotación de los productos, maneja el stock físico disponible, por llegar y el historial de tus productos.
Abastecimiento: este módulo está basado en flujos de documentos, considera procesos transaccionales de compras, ventas, inventario y la información financiera contable de tu empresa.
Tesorería: tendrás la opción de controlar los flujos de ingresos y egresos de todas tus transacciones mediante reportes dinámicos. Generar y registrar anticipos, y gestionar la conciliación bancaria.
Remuneraciones: algunos ERP tienen la opción de integrar un software de recursos humanos para administrar toda la información de tus colaboradores.
Gestión: en este módulo controlarás tu empresa, podrás tomar decisiones oportunas con toda la información comercial y financiera de tu organización en tiempo real.
Configuraciones: aquí podrás realizar toda la implementación inicial creando tu empresa, los centros de costos, las cuentas contables, las unidades de bodega y mucho más.
Integraciones: existen ERP que integran otro tipo de softwares con el fin de potenciar y seguir centralizando todos tus procesos.
Conclusión
En resumen, un sistema de planificación de recursos empresariales es un conjunto de subsistemas de control de gestión que permite que la información valiosa y relevante que requieras sobre tu empresa se encuentre disponible de manera oportuna para la toma de decisiones.
