Para llevar un control completo y realizar gestiones eficaces en la gestión de importaciones, es esencial que comprendamos el tipo de información a manejar.
Información que debes manejar en la gestión de importaciones
Esta información se puede dividir en varias categorías:
a. El registro para la gestión de las mercaderías: incluye llevar un control de las existencias en la bodega. Este control no solo nos permitirá mantener un seguimiento adecuado de los productos en cuanto a su cantidad y volumen, sino que también la historia de cada compra con su costo asociado.
b. El registro documental: considera tanto a los proveedores nacionales como a los extranjeros que se involucran en el proceso.
c. Los procesos de pagos: están relacionados con los documentos previamente registrados. Es fundamental llevar un seguimiento de estos pagos para asegurar que todas las transacciones se realicen de manera oportuna y correcta, evitando así los problemas financieros.
d. Los movimientos contables del proceso: estos movimientos deben ser registrados y monitorizados cuidadosamente para asegurar la exactitud de la contabilidad y para proporcionar una visión clara de la situación financiera de la empresa en relación con el proceso de importación.
Hitos relacionados al proceso de gestión de importaciones
Con esta información podremos reconocer los hitos relacionados al proceso de gestión de las importaciones:
1- Pedido al proveedor extranjero
En este paso se puede registrar la información nueva relacionada con esta transacción, proveedor nuevo, productos nuevos. Adicionalmente se puede registrar el pedido considerando:
- ¿A quién se le compró?, identificamos el proveedor con quién estamos realizando la transacción.
- ¿Cuándo se compró?, fecha del pedido.
- ¿Cuándo se recibirá la compra?, fecha tentativa de la recepción de la compra.
- ¿Cuándo y cómo se debe pagar?, considerando fechas de vencimiento, abonos, forma de pago y plazos.
- ¿Qué se compró?, identificamos los productos y/o servicios que compramos.
- ‘Qué cantidad se compró?
- ¿Cuál es el precio unitario de cada producto y/o servicio?
- ¿Quién y donde se recibirá?, determinamos si la compra se recibirá en la bodega central, se compra considerando la distribución con las sucursales, etc.
2- Pago anticipo al proveedor extranjero
En este paso se puede registrar el primer pago al proveedor extranjero de acuerdo al trato realizado en la compra, puede que este paso no sea necesario, puede ser un abono estipulado o puede ser el pago de la compra en su totalidad.
3- Identificación y codificación de la transacción en única
Se puede llevar un registro codificando las compras, físicamente se puede crear una “carpeta” para agrupar y archivar la documentación relacionada, así como también algunos sistemas ERP te pueden permitir crear este tipo de agrupador para una mayor gestión desde el registro de los documentos relacionados.
4- Preparación y trámites de la llegada del pedido
En esta etapa se involucra el Servicio Nacional de Aduana, Tesorería General de la República, Agente de Aduana y otros terceros para realizar la internación de la mercadería y trasporte a la bodega de la empresa.
5- Recepción final de la mercadería en nuestras bodegas
Realizando el registro de esta recepción tanto en cantidades como en costos relacionados.
6- Recepción y registro de los documentos
Relacionados con el proceso como la INVOCE, Facturas de compra por los gastos del proceso, DIN reconociendo el IVA y los impuestos aduaneros relacionados, etc.
7- Identificación de los pagos de los documentos del proceso nacional y extranjero
Sistema ERP como aliado en la gestión de importaciones
La gestión de importaciones es una tarea que requiere un alto grado de organización y precisión. Una forma de abordar esto de manera más completa es considerando la implementación de un sistema ERP, por ejemplo.
El software ERP permite tener un registro detallado y preciso de cada hito y cada etapa del proceso. No se trata solo de un seguimiento, sino de un control exhaustivo de las mercaderías con su historia de compra, costos y control de gastos directamente relacionados con la importación.
Este tipo de información aporta datos necesarios para la toma de decisiones estratégicas. Con esta información se pueden realizar gestiones efectivas, lo que permite a la empresa determinar cómo, a quién y dónde comprar de manera más conveniente.
Esto, a su vez, puede tener un impacto significativo en el rendimiento general de la empresa, mejorando los márgenes de beneficio y permitiendo un crecimiento sostenible a largo plazo.
