Durante los últimos años, la firma electrónica se ha hecho cada vez más común en las áreas de administración, recursos humanos y diversos procesos en las empresas. Indudablemente es un enorme avance que ha permitido simplificar procesos que antiguamente requerían hacerse en forma presencial, digitalizándolos y permitiendo hacerlos a distancia.
Durante el último año las empresas han visto esta herramienta como algo vital gracias a sus ventajas y a la necesidad de mantener los procesos funcionando a pesar del confinamiento y cuarentenas en el mundo.
La firma electrónica es una herramienta digital que te permite a ti y tus colaboradores firmar documentos en forma fácil y rápida y 100% online permitiendo agilizar procesos propios de la burocracia organizacional. Consiste en un conjunto de datos que sirven para identificar digitalmente a la persona que firma un documento electrónico. Permite vincular la identidad de esta persona con el documento en cuestión.
¿Para qué se usa la firma electrónica?
Permite certificar cualquier documento que se haya firmado en forma electrónica, dándole la misma validez y el mismo reconocimiento que tienen los actos y contratos celebrados en papel. El módulo Firma electrónica del Sotware de gestión de Recursos Humanos Rex+ te permitirá firmar en forma remota contratos, recepción de licencias médicas, permisos administrativos y ausencias laborales, vacaciones y todos los documentos legales que lo requieran.
La firma electrónica te permitirá monitorizar y agilizar los procesos, permitiendo incluso que un mismo documento pueda ser firmado por varias personas que se encuentren a distancias, lugares y momentos distintos, lo que incrementa la eficiencia operativa estimando un ahorro de horas considerable en procesos de este tipo.
Rex+ además cuenta con una App disponible para iOS y Android diseñada exclusivamente para el uso de los colaboradores de tu empresa llamada Portal del Colaborador. A través de esta aplicación podrá firmar o solicitar firma a todos los documentos que requiera sin necesidad de trasladarse a la oficina, pedir cita o tener que acudir a una notaría.
Ventajas de la firma electrónica
Algunos de los beneficios de usar la firma electrónica de Rex+ son:
– 100% digital: permite hacerlo desde cualquier parte del mundo, solo necesitas tener conexión a internet.
– Rápido: no necesitas coordinar reuniones con cada firmante ni esperar tu turno en la notaría.
– Fácil: se hace en un proceso simple y el colaborador puede hacerlo desde la App portal del Colaborador en el que tendrá acceso a los documentos que requieren firma.
– Control de documentos: mantén los documentos de importancia localizados y centralizados digitalmente, evitando que se produzcan pérdidas y teniendo la información siempre a mano.
– Barato: al no tener que enviar documentos físicos se elimina el gasto en impresiones, despachos, traslados y almacenaje. No requiere timbres ni estampillas notariales.
– Seguro: como se basa en algoritmos de cifrado es bastante poco probable por no decir imposible, que sea vulnerada. Esto hace que sea mucho más segura que la firma que se hace a mano que es fácil de replicar y falsificar.
– Validez legal: de acuerdo al artículo 3º de la Ley chilena 19.799 “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.” Es decir que es tan válida como la firma que haces a mano en un documento.
Como puedes ver la firma electrónica es una herramienta que te ayudará a llevar a tu negocio al siguiente nivel de digitalización, haciendo los procesos de recursos humanos que normalmente son lentos y engorrosos, mucho más eficientes.
