¿Cómo saber si mi empresa necesita un sistema de inventario y facturación?

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06 de noviembre de 2020

A medida que tu empresa crece, es posible que tengas la sensación de no estar siendo lo suficientemente productivo o de ya no tener el control absoluto sobre temas relacionados a inventarios y facturación. Puede que muchas veces tu o tu equipo se vean sobrepasados y abrumados con las tareas diarias relativas a las finanzas,  sin el tiempo suficiente para que estas se estén realizando de forma óptima ni con la organización necesaria. Si notas que los atrasos en los procesos, los cuellos de botella y la falta de control de la información se están tornando en algo “normal” en tu empresa puede que un sistema de inventario y facturación sea la solución que necesitas. 

5 Señales de que tu empresa necesita un Sistema de Inventario y Facturación

Para resolver tus dudas te contamos cuáles son las principales señales de que tu empresa necesita un Sistema de Inventario y facturación.

Un sistema para cada proceso: muchas veces al empezar una empresa cada área define su forma de trabajar y estas son independientes la una de la otra, algunos de estos pueden ser incluso manuales. Por ejemplo: el personal de contabilidad tiene un sistema, el equipo de ventas ingresa los pedidos y órdenes de compra en otro y el equipo de bodega por su parte utilizan un tercer sistema para gestionar el inventario. Esto puede funcionar por un tiempo pero cuando empieza a haber mayor demanda es inevitable que la falta de integración de estos sistemas empiece a producir atascos de la información o errores.

Falta de acceso a la información: ligado a lo anterior, el tener muchos sistemas que no se integran se hace difícil o a veces imposible acceder a información actualizada de otras áreas. Esto ocurre sobre todo en aquellas empresas que acostumbran a hacer registros en forma manual o en planillas excel que deben ser actualizadas en forma diaria. El acceso oportuno a la información actualizada permite la toma de decisiones con menos probabilidad de errores.

La contabilidad se vuelve caótica: este es un feliz problema que se presenta cuando la cantidad de facturas y órdenes de compra que se generan supera la velocidad a la que es posible registrarlas y cursarlas. Generalmente esto ocurre porque los procesos son manuales o no están automatizados en forma correcta ni integrados con los demás sistemas de la empresa por lo que el personal de contabilidad se ve obligado a ingresar cada factura en más de un sistema generando un cuello de botella en el flujo comercial.

Los reclamos empiezan a acumularse: producto de todo lo anterior y como en una reacción en cadena, la ineficiencia en los procesos de compra, venta, inventario y facturación impacta finalmente al cliente. La falta de claridad o de acceso a los datos de stock de productos en tiempo real produce la sobreventa sobre todo de los productos más populares y la imposibilidad de hacer seguimiento a cada solicitud. Esto genera molestia y una mala experiencia con la consecuente baja en las ventas y malos comentarios en redes sociales que afectan la imagen de la marca que empieza a desarrollar una mala reputación y los clientes pierden la confianza en el servicio de tu empresa.

Disminución de la productividad: la falta de automatización y de integración de procesos se traduce en que muchas labores se realizan en duplicado o incluso en triplicado y en forma manual. Al aumentar el ritmo de crecimiento de la empresa, se vuelve imposible para los colaboradores cumplir con su carga de trabajo en el tiempo exigido. Es precisamente en esos momentos donde se perciben bajas en la productividad y motivación de los trabajadores, finalmente a nivel organizacional este factor podría afectar directamente con el desarrollo y crecimiento de una empresa.

Si tu negocio o empresa muestra o da señales de una o más de las alertas mencionadas y directamente relacionadas una con las otras,  deberías considerar la implementación de un sistema de gestión de finanzas y facturación.

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