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¿Qué es una guía de despacho y para qué sirve?

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26 de julio de 2021

Cuando una empresa traslada productos o bienes desde un lugar físico a otro necesita una Guía de Despacho. Esta guía es un documento tributario cuya misión es formalizar y legalizar los detalles de una venta, transacción o intercambio. Desde el 17 de enero de 2020 todas las Guías de Despacho deben ser emitidas en formato electrónico.

De acuerdo al SII “Una Guía de Despacho debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta, la que deberá cumplir con los requisitos y características que dispone el Artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, en concordancia con el artículo 70 del Reglamento de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.”

Se puede considerar a un paso previo a la facturación que sienta las bases y establece un límite para cursar el pago. Desde febrero de 2021 el plazo tope para esto es de 30 días, antiguamente era hasta de 4 meses lo que muchas veces generaba problemas de liquidez sobre todo en la Pymes. 

¿Qué información debe incluir la Guía de despacho?

 

Fecha:  se debe indicar la fecha correspondiente al envío de los bienes al comprador,  o la fecha en la  que este hará el retiro de ellas independiente de si coincide o no con la fecha en la que finalmente llegarán a su destino. 

Información del vendedor y del comprador: nombre, dirección y número de Rut de ambas partes involucradas en la transacción.

Información de facturación: la factura debe estar numerada correlativamente, también debe informar el detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas, y estar correctamente timbrada por el SII.

Copias: la guía de despacho debe ir en cuadruplicado. El documento original y segunda copia se entregan al comprador, quien deberá adherir el original a la factura que reciba posteriormente. El vendedor deberá conservar los duplicados de las guías durante seis años, con indicación del número de la correspondiente factura.

Patente del vehículo de traslado: ya sea que la operación constituya o no venta se debe informar la patente del vehículo seleccionado para la carga y transporte de los bienes detallados en la guía de despacho.

¿Cuándo debo emitir una guía de despacho?

Se te exigirá en forma obligatoria una guía de despacho cada vez que haya un traslado de bienes, productos o mercaderías asociado a alguna operación. Estos casos pueden ser los siguientes.

Venta. Es el motivo más común ya que notifica el traslado de mercancía desde el cliente al comprador, respaldando la operación que constituye una venta y que posteriormente generará una factura.

Consignaciones. En ocasiones se trasladan productos para ser entregada a un tercero que si bien no será el titular legal y mercantil, tiene el permiso para su venta obteniendo una comisión por la transacción. En este caso la factura se hará solo por lo vendido y con la opción de devolución del remanente sin vender.

Entrega gratuita. Es una operación que suele ocurrir entre aliados comerciales y previamente respaldado por un contrato o acuerdo comercial entre la empresa y un tercero al que se le envía mercadería en forma gratuita. 

Traslados internos: esta guía de despacho es empleada para realizar movimiento de bienes y productos entre almacenes o sucursales de la misma empresa. Además de darle un tono legal al traslado, facilita el control interno y la trazabilidad de los productos en inventario.

Devolución. La guía de despacho también se emplea para trasladar productos desde el comprador hacia la empresa sin importar el motivo de la devolución.

Exportaciones. Este documento tributario también será exigido para enviar al extranjero productos o muestras constituyan o no una operación de venta.

La forma más fácil y eficiente de emitir una Guía de Despacho es sin duda un software de gestión como Manager+ que cuenta con un módulo especial para ventas que te permitirá controlar los negocios en curso evitando imprecisiones y duplicidad de los documentos. Cómo es 100% digital podrás generar la Guía de Despacho que necesites desde cualquier lugar o dispositivo y estará disponible para todos los involucrados en dicho proceso dentro de la empresa.

Si necesitas más información sobre este tema escríbenos a comercial@manager.cl o llama al +562 2379 7782.