En la actualidad, la tendencia en las organizaciones es la implantación de un Sistema de Gestión Documental que use documentos laborales electrónicos para el manejo de la información. El cambio responde a la necesidad de las organizaciones y a los beneficios que ofrece la automatización, que se ven reflejados en una mayor productividad, ahorro y eficiencia.
La masificación se va a dar con el tiempo, para acelerar el aumento o crecimiento o profundidad de los documentos laborales electrónicos DLE hay que darle una mirada con pensamiento lateral (El psicólogo maltés Edward de Bono acuñó el término “pensamiento lateral” para referirse a un proceso diferente al pensamiento normal, lineal o directo al que estamos acostumbrados).
El pensamiento lateral: El crecimiento viene de la mano de lo matricial y de la convergencia.
Usemos el reloj-control-digital (ya veremos sus especificaciones), considerando que la Dirección del Trabajo ha señalado que “la realidad actual permite sostener que algunos de los requisitos establecidos en el dictamen no resultan ya aplicables a los sistemas que se utilizan hoy en día”.
Existen otros parámetros tecnológicos que deben ser considerados y regulados a fin de dar certeza a las partes de la relación laboral, en cuanto a la determinación precisa de la asistencia y horas laboradas y permitir la inclusión de una serie de labores que son desarrolladas sin sujeción a un sistema de control de jornada y asistencia, por tratarse de servicios que se prestan fuera del establecimiento del respectivo empleador (1). En resumen, elimina el voucher físico y permite un registro digital, el voucher anterior con el registro correspondiente debe ser enviado consistentemente al email que el trabajador a autorizado a la empresa para registrar la operación electrónica de sus documentos laborales.
En otras resoluciones, la propia Dirección del Trabajo señala que respecto a la posibilidad de que trabajadores de diferentes empleadores firmen instrumentos utilizando un equipo común, cabe indicar que esta Dirección no ve reparos jurídicos al respecto, en la medida que se cumplan ciertos requisitos.(2)
Los párrafos anteriores conceptualizan dos términos, convergencia (una de sus acepciones es tender a unirse en un punto. y firma matricial (adaptación propia del término utilizado en administración ´organización matricial´ que consiste en el desarrollo de funciones de distinta naturaleza, tipo matriz, que pueden realizar los trabajadores de una Región). En resumen utilizar un mismo dispositivo para funciones distintas y por personas de distintas empresas.
A partir de este instante hablaremos de reloj-digital, que materialmente puede ser desde un computador tradicional a un Smartphone, pasando por sus variedades como lo son notebook o tablet. Como complemento el reloj-digital es una pieza de software, este último es el concepto relevante, sin olvidar su materialización.
Entrando en materia y como ejemplo en los malls, para las empresas que tienen una tienda con 3, 4 o 5 trabajadores no es material disponibilizar un reloj-digital en cada sucursal. Hoy utilizan un cuaderno en donde registran las actividades del día, entradas, salidas, horas de colación. Si colocar un huellero fuera la solución ya estaría hecho y hace algún tiempo.
Sin embargo el uso de una solución matricial si es material y muy conveniente, una cuota que pague el uso del hardware y cobros por transacción es la solución. No hay que perderse y buscar cobrarle mucho por pocas transacciones a una empresa con pocos empleados. Buscamos que nuestra solución esté presente en todas partes y desde ahí hacer el dinero y responderle al accionista. Hay que tener presente que las empresas tienen resuelto (al menos les funciona) el control mediante el uso de cuadernos y tienen asumido que hay distorsiones, ya tienen incorporado esa componente en su función de costo. No sirve decirle que nuestra solución les va a mejorar algo que hoy no les complica administrar y que -nuevamente- tienen resuelto.
Los componentes están dados, la ley y sus interpretaciones desde la Dirección del Trabajo y la tecnología permiten que solo debamos comenzar a comercializar la solución, hay que encontrar el precio adecuado que refleje el valor percibido, no demasiado bajo que cree desconfianza ni excesivamente alto que cree exclusividad y que excluya una parte importante del mercado porque simplemente no se pueden permitir esos costos.
Retomando el ejemplo de los malls y añadiendo a las empresas pesqueras y también a las empresas principales y sus mandatarias, van a comprar nuestra solución en la medida en que les represente una mejora. Esa mejora es una solución global, convergente y matricial, la solución debe abarcar desde el propio reloj-digital y utilizarlo para firmar documentos pendientes (la convergencia nos permite utilizar la huella para registrar el ingreso y ver si existen documentos pendientes). Además de verificar si la persona está autorizada para ingresar a esa locación en esa hora/día, y de nuevo- de manera matricial.
Las 1884 empresas pesqueras con 100 mil trabajadores, las 57 empresas portuarias con 4 mil trabajadores y las 159 empresas de transporte con 10 mil trabajadores no van a comprar soluciones que por sí solas que no interactúan con otros sistemas y que mantienen costos más allá de lo razonable. En promedio cada una de esas empresas tiene 54 trabajadores, entonces hay que ofrecer un paquete integral, con costos disminuidos y compartidos, una solución que resuelva completamente el problema. De otra manera utilizarán planillas de cálculo para informar de sus movimientos a la Dirección del Trabajo de manera batch. Esa solución global, integrada y en línea es Convergencia y Firma Matricial. Reitero: en una misma solución todos los trabajadores firmando sus entradas/salidas y documentos laborales.
La masificación orientada
Hay indicios que la Dirección del Trabajo comenzará a regular y fiscalizar los Documentos Laborales de manera electrónica, la primera evidencia es el registro electrónico de las estipulaciones pactadas en los contratos de las trabajadoras de casa particular, a partir del 1 de enero de 2015. La segunda señal; que se está materializando en estas fechas, es la ley 20773 de 17 de septiembre de 2014 que modifica el código del trabajo y la ley de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, en materia de trabajo portuario, estableciendo las obligaciones y beneficios que indica y su respectiva normativa laboral. Finalmente esto concluirá en que todos los trabajadores vamos a operar de manera electrónica nuestros documentos laborales lo que conllevará varios beneficios, entre ellos reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos, reducción del 50% en los costos de copiado y un incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas (3).
Beneficios de los Documentos Laborales Electrónicos
La persona no consume tiempo en trámites de poca categoría y no debe devolver el tiempo utilizado en ir a la Caja de Compensación, por ejemplo, ya sea vía descuento en su liquidación de sueldo o quedándose más tarde, los impactos de lo anterior son conocidos, menos dinero en el sueldo o llegar tarde a su casa y no ver a los hijos, implica un golpe que evitamos al llevar la Caja de Compensación a la oficina del trabajador. El trabajador ahorra de 3 a 4 horas y el empleador se evita estar controlando los tiempos que se deben recuperar, además de ver la manera en que suplen las funciones de ese trabajador con permiso.
Tener orgullo por la institución en la que trabajan o ser tratados con justicia y respeto son sólo algunos de los denominados elementos impulsores de la felicidad en los empleados.
En entrevista con Agenda Económica, la directora de Robert Half en Chile. Karina Pérez, habló sobre este tema que cada vez es más importante.
Pérez indicó que se han hecho varios estudios que correlacionan la felicidad con la productividad de las empresas. En base a esos estudios la gente se ha empezado a preguntar de poder medir felicidad.
Cuando comenzamos a operar de manera matricial y (ahora involucramos a mas actores) con los mandantes y mandatarios, la solución se amplía y se muestran dos aristas que potencian la colocación de la solución, la Dirección del Trabajo nos permite que los mandantes puedan acceder a la información laboral de los trabajadores de sus respectivos contratistas y concentrar registros de los contratistas, con el objeto de informar al mandante de los incumplimientos de normativa laboral de las empresas mandatarias (por ejemplo de guardias, aseo, reponedores externos, control de asistencia), cosa que puede ser supervisada por el mandante sólo en la medida que pueda tener información concentrada de los registros de sus contratistas en sus distintas sucursales, obras o puntos de servicio. Podemos informar de la coincidencia entre los metadatos de los contratos -sueldo base, comisiones, etc- (debemos comenzar a trabajar en que los contratos, anexos, etc. dejen de tener contenido tonto y comiencen a ser inteligentes) y lo informado a Previred/Otros.
Al presentar esta solución a nuestros clientes, se producirá una apalancamiento de producto de la solución Carpeta Laboral, en donde el mandante invitará al mandatario a utilizar el sistema, pues la solución concentra los documentos laborales. También les será útil a los mandatarios (en nuestro ejemplo guardias, aseo, reponedores externos -control de asistencia-) para vender sus servicios a sus potenciales clientes, al presentar esta buena práctica. Se crea un indicador que la empresa/áreas de las empresas revisaran constantemente ya que promueve acciones que generan un impacto positivo en el desempeño de la propia empresa. La mandataria la medirá regularmente para poder colocar sus servicios, la mandante la controlará para efectuar sus pagos y mediciones de sus mandatarios.
Cómo ejemplo, Codelco tiene cerca de 18.000 trabajadores y vía contratistas 31.0000, Telefónica 4.300 directo y con contratistas 20.000, Entel posee un número similar.
Adicionalmente, esta misma convergencia y matricialidad nos permite utilizar este mismo dispositivo en otras transacciones, por ejemplo firmar un seguro que fue contratado vía telefónica, incorporar las transacciones de Junaeb, etc. Todo es una extensión de la convergencia y matricialidad.
(1)/(2) Énfasis añadido y se hace presente que se omiten ciertas frases o párrafos del documento original, en cuanto no abordan lo que se quiere señalar o recalcar por el presente.
(3) Algunas empresas de investigación como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras han estudiado el impacto del uso del papel en el mundo empresaria
