¿Estás en proceso de cotización de un software de gestión empresarial y te gustaría saber cómo configurar un ERP? En este artículo te vamos a contar el paso a paso que debes realizar, poniendo de ejemplo la configuración de nuestro ERP web llamado Manager+.
Debemos considerar configuraciones iniciales de identificación de la empresa, considerando todos sus datos y estructura, además de los procesos y procedimientos propios de la empresa.
Pasos para configurar un erp
1. Empresa
Se agregan a la configuración Rut, Razón social, nombre de fantasía, giro comercial, dirección, datos del representante legal, identificación de los datos de facturación electrónica como la resolución, fecha y sucursal del SII que corresponde, el logo de la empresa.
2. Estructura
Se reconoce la unidad de negocio principal y reconoce la existencia de otras unidades de negocio, en caso de haberlas.
Si la empresa es comercializadora y manejará stock, cada unidad de negocio deberá registrar y reconocer sus propias bodegas, a su vez, cada bodega contendrá ubicaciones para un mayor control y orden de las mercaderías.
3. Punto de vista contable
Se configurarán las definiciones de las cuentas contables del plan de cuentas, los centros de costo, además de los documentos que se utilizarán en los ciclos documentales comerciales de compra y venta, las formas de pago y consideración de las cuentas bancarias correspondientes.
4. Configuraciones de funcionamiento propio de la empresa
El registro de Cliente y Proveedores, según sus clasificaciones, con los datos correspondientes a la empresa o persona natural, dirección(es) y alguna característica adicional que permita gestionar su registro de movimientos.
Además de los productos, servicios, gastos y activos fijos que podremos requerir para asignar a los documentos de compra y de ventas, teniendo claro, cómo se controlará el stock de las mercaderías, las características de cada SKU, como código, nombre, si controlará stock, unidad de medida, se utilizará en compras y/o ventas, las cuentas contables asociadas a sus movimientos.
También debemos considerar si es exento o afecto, si tiene características especiales como uso de lote, número de serie y/o fecha de vencimiento, a qué familia y subfamilia pertenecerán para una gestión de estos registros.
Es necesario también identificar las tablas necesarias que se utilizarán en los registros de los maestros como formas de pago y rutas (para los clientes), familia y subfamilia, listas de precio (para los productos de ventas).
5. Seguridad y procesos
Es vital la identificación de los usuarios y la correcta asignación del perfil adecuado a sus funciones y actividades, considerando qué documentos puede registrar, si podrá aprobar y/o emitir el documento, considerando flujos de aprobaciones para estos documentos, los informes o procesos que podrá ejecutar.
Esta definición es de vital importancia para gestionar los procesos y procedimientos de la empresa, además del cuidado de la información, pudiendo ser procesada por quien corresponda, asumiendo las responsabilidades según su cargo.
Esperamos que estos cinco pasos te ayuden a entender cómo configurar un ERP, sobre todo si estás en proceso de cotización de un software de gestión empresarial.
